Les logiciels de gestion de projet, c’est quoi ?
Ayant pour objectif d’augmenter votre rentabilité en optimisant votre méthode de travail, les logiciels de gestion de projet ont pour principale fonction l’automatisation de différentes tâches. Il s’agit donc d’outils informatiques qui proposent plusieurs services entrant dans le cadre de la gestion du temps, des budgets, des ressources humaines ou même de l’estimation de l’avancement des différentes phases de vos projets.
Autrement dit, ces outils peuvent effectuer de nombreuses tâches à votre place, vous permettant ainsi de gagner du temps et d’éviter les erreurs. Par ailleurs, ils vous permettent également de sauvegarder les différentes versions d’un projet, afin de pouvoir mieux les comparer et leur apporter les modifications qu'il faut.
Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de projets
La tâche essentielle pour laquelle les logiciels de gestion de projet sont utilisés est la planification. Après avoir tracé le plan de réalisation de votre projet, ceux-ci vous permettent de répartir les différentes tâches de manière efficace et dans un ordre optimal. Ainsi, vous pourrez facilement suivre l’évolution des missions à accomplir grâce à des notifications et à des alertes qui peuvent même avertir vos clients ou vos associés en même temps que vous.
Par ailleurs, le suivi des différentes étapes de votre projet ne concerne pas uniquement les dates de début et de fin de réalisation. En effet, il est également possible de gérer les budgets en fonction des objectifs de chaque étape, afin de mieux ordonner les différentes tâches selon leur importance. Cela permet donc d’assurer la réalisation des travaux que vous jugez prioritaires en premier.
Ainsi, un logiciel de gestion de projets vous permettra de suivre en temps réel l’avancement de vos travaux et donc d’anticiper les éventuels retards. Il permet aussi de suivre plusieurs projets à la fois, de surveiller vos opérations financières et de vous en faire un bilan, avec toutes les facturations nécessaires. De nombreuses autres fonctionnalités restent disponibles en fonction du type de logiciel et du domaine de votre travail.
Enfin, si vous comptez vous lancer dans de nouveaux investissements, vous pourrez également estimer vos dépenses et vos potentiels gains grâce à ce logiciel.
Conseils pour choisir son logiciel de gestion de projets
Le choix d’un outil de gestion de projet doit se faire selon plusieurs critères. Dans un premier temps, il faudra définir les fonctionnalités dont vous avez besoin. Commencez donc par cibler les principaux obstacles que vous rencontrez dans votre travail afin de sélectionner les logiciels qui vous proposent les meilleures solutions pour y faire face.
Bien entendu, il faudra absolument veiller à ce que le logiciel de votre choix soit compatible avec votre secteur d’activité. C’est d’ailleurs de cette manière que vous pourrez être sûr d’y trouver toutes les options qu’il vous faut.
Ensuite, vous devrez choisir entre deux principales familles de logiciels qui fonctionnent de manière différente. Les premiers n’ont pas besoin d’une connexion internet pour fonctionner correctement. Ils sont donc plus recommandés si vous cherchez un logiciel que vous pouvez utiliser partout, même là où vous n’avez pas accès à internet.
Les autres types d’outils de gestion, quant à eux, ne peuvent pas fonctionner si vous n’êtes pas connecté car tous leurs serveurs se trouvent sur le web. Néanmoins, ces derniers vous permettront de toujours être synchronisé. Vos données seront donc constamment à jour et vous n’aurez pas à effectuer de mises à jour manuellement.
Enfin, Il existe des outils de gestion de projet qui sont totalement gratuits. Cependant, même s’ils offrent la plupart des fonctionnalités basiques, ils restent tout de même limités pour certains domaines d’activité. Vous pouvez donc opter pour un outil payant mais qui reste plus complet.